Recuento y calidad de datos
Si los datos de inventario no son fiables, toda la gestión de stocks se desmorona. El recuento no es un trámite contable: es la base sobre la que se construye todo lo demás.
¿Por qué importa recontar?
Hacer inventario sirve para tres cosas diferentes:
Legal
Obligación fiscal: valorar las existencias para impuestos
Financiero
Valoración de activos: saber cuánto vale lo que tienes
Operativo
Gestión: tomar decisiones correctas de reaprovisionamiento
Fuentes de error
- Entradas mal contabilizadas
- Salidas no registradas
- Hurtos
- Mermas (deterioro, rotura, caducidad)
- Transcripciones erróneas
- Confusión de referencias similares
"No enviar a los de oficinas al almacén por primera y última vez en su vida a contar."
Tipos de recuento
| Método | Descripción | Valoración |
|---|---|---|
| No recontar | Confiar ciegamente en el sistema | Inaceptable |
| Simular recuentos | Ajustar el sistema sin contar realmente | Fraude |
| Recuento periódico | Contar todo una vez al año | Costoso, errores no se detectan a tiempo |
| Recontar en cero | Contar cuando el sistema dice stock = 0 | Solo detecta errores positivos |
| Recuento cíclico | Contar un subconjunto frecuentemente (ABC) | Recomendado |
El recuento como trigger de mejora
El recuento cíclico permite detectar errores cerca del momento en que ocurren, lo que facilita identificar la causa raíz y prevenir que se repita.
¿Por qué hay errores? Diagrama de Ishikawa (6M)
El diagrama de Ishikawa, o diagrama de causa-efecto, organiza las posibles causas de la discrepancia de inventario en las seis familias clásicas. El objetivo no es listar problemas sino saber qué buscar cuando aparece un error.
- Sin formación específica en conteo
- Acceso no autorizado a la zona
- Presión, rotación elevada o desmotivación
- Conteo en horario de máxima actividad
- Sin procedimiento documentado (SOP)
- FIFO no respetado, confusión de ubicación
- Registros en papel en lugar de sistema
- Recepción sin confirmación doble
- Scanner o lector de código averiado
- Error de sincronización en el ERP
- Código de barras dañado o ilegible
- Conversión de unidades automática errónea
- Referencias de aspecto similar (SKU confundibles)
- Etiqueta dañada, caída o ausente
- Reembalaje sin actualizar el sistema
- Devoluciones no registradas correctamente
- Unidades de medida mixtas (kg / ud. / caja)
- Sin segunda verificación independiente
- Conteo parcial de lotes divididos
- Estimación visual en lugar de conteo real
- Mala iluminación en la zona de almacén
- Pasillos desordenados o acceso difícil
- Ubicaciones ambiguas o sin señalizar
- Ruido o interrupciones durante el recuento
Recuento cíclico: el método APICS
APICS (actualmente ASCM) define el recuento cíclico como "una técnica de auditoría de exactitud en la que el inventario se cuenta de forma cíclica a lo largo del año, en lugar de una sola vez de forma exhaustiva". El objetivo no es cerrar el almacén un día al año: es mantener la exactitud como un proceso continuo.
Frecuencia según clase ABC
| Clase | % SKUs (típico) | % Valor (típico) | Frecuencia APICS | Cada N días laborables |
|---|---|---|---|---|
| A | ≈ 20% | ≈ 80% | Mensual o más | 20–30 días |
| B | ≈ 30% | ≈ 15% | Bimestral | 45–60 días |
| C | ≈ 50% | ≈ 5% | Trimestral o semestral | 90–180 días |
APICS recomienda no superar 40 ubicaciones por contador y día. Para catálogos grandes pueden necesitarse varios contadores en paralelo.
Simulador: ¿cuántos contadores necesito?
Fija tus recursos y el simulador calcula las frecuencias de recuento para cada clase ABC, usando potencias de 2 (1, 2, 4, 8, 16, 32… días de ciclo) para que los calendarios sean múltiplos exactos entre sí.
| Clase | SKUs | Ciclo (días) | Ciclo (semanas) | Conteos/día |
|---|---|---|---|---|
| A | — | — | — | — |
| B | — | — | — | — |
| C | — | — | — | — |
| Total / Capacidad | — / — | |||
El procedimiento de 7 pasos
Seleccionar qué SKUs y ubicaciones se cuentan hoy: por calendario ABC, por transacción reciente, por sospecha de error o de forma aleatoria.
Bloquear entradas y salidas del artículo durante el conteo, o registrar las transacciones ocurridas para descontarlas del resultado.
El contador no ve la cantidad del sistema antes de contar. El conocimiento previo introduce sesgos de confirmación que invalidan el conteo.
Calcular la discrepancia: cantidad contada − cantidad sistema. Aplicar la tolerancia definida por clase (p. ej., ±0 % para A, ±2 % para B, ±5 % para C).
No se toma ninguna acción. El registro se confirma como correcto.
Un segundo contador repite el proceso sin ver ni el valor del sistema ni el resultado del primer conteo.
Si el reconteo confirma la discrepancia, se abre una investigación. ¿En qué transacción ocurrió el error? ¿Qué categoría del Ishikawa corresponde? Sin causa raíz no hay corrección válida.
Ajustar el sistema al valor real. Registrar la causa y el tipo de error para el seguimiento estadístico.
Implementar la mejora de proceso que elimine o reduzca la causa: actualizar el SOP, añadir una verificación doble, mejorar el etiquetado, revisar la formación…
Métrica: Inventory Record Accuracy (IRA)
Dos aspectos importantes de esta definición:
- Se mide por ubicación, no por unidades totales. Una ubicación con 99 unidades cuando el sistema dice 100 cuenta como incorrecta, no como "99 % correcta".
- Se mide dentro de tolerancia. APICS considera correcta una ubicación cuya discrepancia está dentro del umbral de tolerancia definido por su clase ABC.
APICS considera 95 % el mínimo para que el MRP pueda operar con fiabilidad. Las empresas con gestión de clase mundial alcanzan el 99 % o más.
Caso práctico: Plan de Recuento Carmenchu
El caso Carmenchu aplica la metodología APICS de recuento cíclico a un almacén real: determina el número de contadores necesarios, asigna las frecuencias por clase ABC mediante potencias de 2, y elabora el calendario anual de recuentos.
Trabaja con el simulador anterior para reproducir el dimensionamiento del caso y compara tus resultados con la solución propuesta.